La méthode Kanban et le Management Visuel

La méthode Kanban est une des fameuses méthodes de Management Visuel utilisée en Lean Management et Management Agile. Mais en avez-vous bien compris les principes et surtout comment l’adapter simplement dans son activité quotidienne ? Kanban n’est pas juste un tableau avec post-it !

Kanban : 2 principes

  • Visualiser le Workflow (le processus de traitement) d’une tâche.
  • Animer en toute transparence et en temps réel le processus de traitement

Kanban : 1 outil

  • Représentation en colonnes avec des « cartes » ou « étiquettes » ou « post-it »
  • Kanban est un terme japonais qui peut-être traduit par étiquette ou carte ou fiche

Kanban : 1 méthode pour élaborer

  • le tableau
  • les règles pour faire « voyager » les cartes d’une colonne à une autre

Un peu d’histoire

Pourquoi la méthode Kanban est-elle connue ? Par son histoire et ses applications avec succès en milieu industriel. C’est chez Toyota, dans les années 1950, que la méthode a été déployée par l’ingénieur japonais Taiichi Ōno. Le management visuel est des piliers de la réussite du modèle Toyota. Et les chercheurs qui ont donné naissance au Lean Management en étudiant le modèle Toyota ont mis bien mis en avant l’intérêt du Management Visuel dont la méthode Kanban qui en est un des nombreux outils visuels.
Le Kanban est avant une méthode avec des règles d’animation. Sans processus de communication et de collaboration clairs, les outils visuels ne livrent pas tous leurs multiples bénéfices. Et ce fut souvent le cas en France où certaines personnes ont utilisé des outils visuels en oubliant ou sous-estimant l’importance des règles managériales.

A l’origine, la méthode Kanban est une méthode de production en flux tirés pour limiter l’en-cours de stock et réduire gaspillage en cas de défaut détecté en aval de la chaîne de fabrication.

 

La méthode Kanban au service de l’agilité

Aujourd’hui, la méthode Kanban est principalement connu comme une représentation en tableau de gestion de l’avancement des tâches.

Avec l’arrivée des logiciels comme Trello, les « Visualisation Room » sont devenues virtuelles pour faciliter le travail à distance.

La méthode Kanban peut être utilisée pour installer de nouvelles manières de collaborer en misant sur la responsabilisation humaine au travail et contribuer ainsi à opérer une transformation managériale et digitale qui conduit à devenir une équipe ou une organisation plus agile !
Vous faites du Kanban collaboratif ? Vous vous posez des questions sur son efficacité ? Votre tableau Kanban a du mal vivre au niveau de l’équipe ? Chacun fait comme il veut ? Voici quelques règles utiles à poser pour gagner en efficacité

  • Règles de déplacement : dire quand et pourquoi une carte est déplacée d’une colonne à une autre. Dire quel est le temps moyen ou l’échéance pour réaliser une tâche;
  • Règles d’animation : dire quand et comment on suit, mesure et rapporte les infos et changements. Un outil visuel ne remplace pas une réunion. Au contraire, il optimise la conduite de la réunion pour en réduire la durée et « élever » la nature des échanges.
  • Règles de charges : chaque état du tableau peut contenir un nombre maximum prédéfini de tâches simultanées (défini selon les capacités de l’équipe). C’est ce qu’on appelle le WIP (Work In Progress).

 

Les pseudo-Kanban

Désormais, faire un Kanban est devenu une expression pour dire qu’on va faire travailler en mode Kanban c’est-à-dire avec des colonnes.
Avec les logiciels dédiés originellement à la méthode Kanban comme Trello ou Jira ou le plus récet Planner chez Microsoft, vous pouvez désormais les détourner pour en faire l’outil visuel dont vous avez besoin. L’exemple ci-dessous montre un usage personnalisé de Trello.

Ce qui ne change pas : avoir des règles de management claires pour animer ses tableaux !

Shotscreen Trello
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